Когда компания занимается оптовыми продажами или фулфилментом, то ежедневно выполняется десяток одинаковых на первый взгляд, но по факту очень трудоёмких операций: отправить прайс с актуальными остатками, принять и подтвердить заявку, оформить документы, отчитаться перед заказчиком о статусе.
Именно с такой рутиной к нам обратилась компания «Рускарго».
Это оператор фулфилмент-услуг, который ведёт складской учёт в 1С: Управление Торговлей и работает с десятками клиентов одновременно.
Заказчик прямо сформулировал проблему: сотрудники тратят слишком много времени на ручные операции, а клиенты не видят актуальную картину по своим товарам находящимся на ответственном хранении.
Нужен был полноценный обмен сайта с 1С, а не разовая выгрузка «для галочки».
Как было раньше
До внедрения портала весь процесс держался на менеджерах склада и бухгалтерии.
Чтобы просто узнать остатки по конкретному клиенту, сотрудник должен был:
- открыть 1С и дождаться загрузки базы;
- найти нужный отчёт по остаткам и запустить его;
- вручную выставить отборы по номенклатуре, складу, партии или контрагенту;
- сохранить результат в Excel;
- отправить файл клиенту по почте или в мессенджере.
На каждый такой запрос уходило от 10 до 30 минут, а при большом потоке обращений и того больше.
Если умножить это на количество клиентов и частоту их запросов, получается, что часть рабочего дня сотрудника уходила исключительно на подготовку выгрузок, а не на реальную работу.
Похожая история происходила и с отгрузками.
Заказ приходил в свободной форме: письмом, сообщением в мессенджере, иногда просто по телефону.
Менеджер должен был:
- зафиксировать заказ;
- зайти в 1С;
- создать документ отгрузки;
- вручную внести номенклатуру и количество, свериться с остатками;
- при необходимости приложить доверенность и сопроводительные документы отдельно, вне системы.
Ручной ввод - это всегда риск опечатки, путаницы в количестве или номенклатуре, потерянного письма с доверенностью.
А для склада фулфилмента, где счёт идёт на сотни позиций в день, даже небольшой процент ошибок превращается в заметные потери времени и денег на пересортицу.
Что мы предложили
Стало понятно, что точечными доработками здесь не обойтись.
Нужны четкие регламенты и выстраивание бизнес-процессов.
В том числе, модуль обмена с сайтом, который свяжет учётную систему и личный кабинет клиента в единый контур.
Мы спроектировали и разработали клиентский портал, синхронизированный с 1С в режиме реального времени.
Идея простая: клиент заходит в личный кабинет и сразу видит свои актуальные остатки товаров на складе без задержек и без посредников в виде менеджера.
Технически это классический пример того, зачем вообще нужен обмен 1С с сайтами.
Одна система остаётся источником данных, а сайт лишь отображает и передаёт их, не дублируя и не искажая.
Просмотр остатков и выгрузка данных
После входа в личный кабинет клиент видит таблицу остатков по своей номенклатуре с привязкой к складу, партии, единицам измерения.
Это уже само по себе снимает большую часть входящих запросов «а сколько у меня осталось товара?».
Остатки можно выгрузить в Excel одним нажатием.
Здесь как раз и работает механизм 1С выгрузка на сайт: данные из учётной системы формируются в файл нужного формата и отдаются клиенту без участия сотрудника компании.
Оформление заявки на отгрузку
В том же файле выгрузки клиент указывает, какие позиции и в каком количестве нужно отгрузить, и отправляет заявку обратно через портал.
Дополнительно можно прикрепить доверенность, сопроводительные документы, оставить комментарий и указать желаемую дату отгрузки — всё в одном месте, без разрозненных писем и звонков.
Заявка мгновенно попадает в 1С в виде готового документа со всеми переданными данными: номенклатурой, количеством, датой, вложенными файлами.
Менеджеру не нужно ничего перепечатывать вручную.
Он проверяет заявку и, если всё в порядке, меняет статус документа.
Именно смена статуса запускает задание на терминалах сбора данных с программой AllegroCount для сотрудников склада: кладовщик получает точный список позиций к сборке прямо на ТСД, и остаётся только качественно отработать сборку, чтобы исключить пересортицу.
Статус заявки для клиента
Клиент, в свою очередь, видит в личном кабинете текущий статус своей заявки (принята, в сборке, отгружена) и уже не должен уточнять это по телефону у менеджера.
Прозрачность процесса снижает количество повторных обращений почти до нуля.
Технически: как устроен обмен
Модуль обмена 1С с сайтом работает по принципу двусторонней синхронизации.
С одной стороны регламентные обмены данными по остаткам и номенклатуре, которые обновляют витрину на портале.
С другой обратный канал, по которому заявки, сформированные клиентом на сайте, попадают в 1С как обычные типовые документы, с которыми затем работает учётная система: движения по регистрам, резервирование, задания на отгрузку.
Такая архитектура даёт несколько практических преимуществ.
Во-первых, учетная система остаётся единственным источником данных, и не возникает рассинхрона между тем, что видит клиент, и тем, что реально лежит на складе.
Во-вторых, обмен сайта с 1С не требует от сотрудников никакой дополнительной работы.
Они просто продолжают работать, а весь клиентский интерфейс существует отдельно и обновляется автоматически.
В-третьих, такое решение расширяемо: при необходимости к обмену можно добавить статусы оплаты, историю отгрузок, аналитику, информацию по кодам маркировки.
Что изменилось в компании
Результат внедрения можно свести к трём пунктам.
- Снизилась нагрузка на сотрудников .
Менеджеры больше не тратят рабочее время на подготовку выгрузок остатков и ручной ввод заявок, эта часть работы теперь выполняется автоматически через обмен сайта с 1С.
- Практически исключились ошибки ручного ввода.
Данные попадают в 1С напрямую из заявки клиента, без промежуточного пересказа по телефону или переноса из письма.
- Вырос уровень клиентского сервиса .
Заказчики получили самостоятельный доступ к остаткам и статусам своих заявок в любое время, без необходимости ждать ответа менеджера.
Кому подойдёт такое решение
Описанный кейс - это рабочая схема для любой компании, у которой учёт ведётся в 1С, а клиентам нужен удобный доступ к данным через сайт: складская логистика, дистрибуция, оптовая торговля, тот же фулфилмент. В компании AllegroSoft мы регулярно разрабатываем и внедряем различные сценарии автоматизации склада.
От простой выгрузки остатков до полноценного двустороннего обмена с обработкой заявок и исключения ошибок на этапе комплектации с помощью ТСД.
Услуги в которых мы профессионалы:
Остались вопросы?
Оставьте свои данные и мы свяжемся с Вами