Автоматизация складов ответственного хранения

Что такое ответственное хранение и чем оно отличается от аренды склада

При ответственном хранении склад принимает чужой товар и отвечает за его сохранность; при аренде ответственность за товар остается на арендаторе. Разница кажется юридической, но она определяет всю постановку учета: в первом случае склад выполняет операции с товаром и отчитывается за остатки, во втором — отвечает только за помещение и доступ.

Таблица 1. Аренда склада и ответственное хранение

Когда ручной учет приводит к недостачам и спорам

Ручной учет держится на аккуратности людей. За результат отвечает компания. Стоимость ошибки здесь выше, чем на складе собственного товара: недостача чужого груза возмещается деньгами, испорченная репутация закрывает дорогу новым поклажедателям. Типичные места потерь:

• состояние и количество товара при приемке не зафиксированы, поэтому позже нечем доказать, что было принято

• пересорт между поклажедателями выявляется только при инвентаризации, когда виновника уже не найти

• акты приема и возврата оформляются вручную, остатки по поклажедателю держатся "по звонку менеджеру"

• сроки годности и условия хранения не контролируются, поэтому просрочка обнаруживается при отгрузке

• инвентаризация по одному поклажедателю останавливает работу всего склада

Каждый пункт закрывается фиксацией операции в момент ее выполнения. Кладовщик сканирует марку, система сверяет ее с заявкой, расхождение попадает в акт с указанием времени, места и исполнителя. Доказательство появляется там, где раньше оставались слова.

Как оформить прием и возврат товара

Прием и возврат оформляются документами, которые фиксируют количество, состояние и дату передачи товара. В учете это приемка по заявке поклажедателя с актом по форме МХ-1, расхождения при приемке, размещение и выдача товара с актом МХ-3 при возврате.

Таблица 2. Этапы оформления операций

Приемка по сканированию дает измеримый эффект: позиция проверяется у ворот, пока поставщик не уехал, недостача или бой фиксируются сразу, копия акта уходит поклажедателю в тот же день. Спор превращается в рабочую процедуру, и сумма претензии не растет из-за позднего обнаружения. Возврат оформляется так же строго: перед выдачей система показывает остаток по поклажедателю, партии и срокам годности, поэтому клиент получает товар с нужными характеристиками.

Как вести в 1С учет товара, принятого на ответственное хранение

Товар поклажедателя не является собственностью склада, поэтому учитывается отдельно от собственных запасов и не увеличивает имущество хранителя. Практически это означает отдельные признаки номенклатуры, склады, договоры и отчеты, а также печать актов по формам МХ-1 и МХ-3. Как настраивается такой учет:

• признак номенклатуры для товаров, полученных на ответственное хранение

• учет по складам и поклажедателям, количественный или количественно-суммовой

• приемка документом поступления с указанием поклажедателя и договора;

• возврат товара на основании ранее оформленного поступления

• печать актов приема и возврата, реестры по поклажедателям, отчеты по срокам годности

В типовых конфигурациях 1С часть этих механизмов уже есть, но печать актов МХ-1 и МХ-3, реестры по поклажедателям и расчеты за услуги обычно требуют доработки. Каждая доработка типовой конфигурации усложняет обновления, а ее нужно повторять при каждом обновлении. Готовое расширение под задачи ответственного хранения снимает этот вопрос: настройка занимает дни, логика учета не расходится с типовой, обновления проходят штатно.

Как не смешивать товар разных поклажедателей и контролировать сохранность

Смешение товара — главный источник споров: одинаковая продукция разных владельцев отличается только партией и документами. Порядок удерживают несколько правил:

• владелец, договор и партия указаны у каждой позиции хранения

• используется адресное хранение: ячейка, зона, паллета

• сканирование на ТСД проверяет, что взята нужная позиция нужного поклажедателя

• ведутся партии и сроки годности, фиксируются брак, повреждения и расхождения

• сохраняется история операций с исполнителем и временем для разбора спорных ситуаций

• инвентаризация проводится по поклажедателю, зоне или ячейке без остановки отгрузок

Маркированный товар требует отдельного внимания: коды "Честного знака" проверяются при приемке и привязываются к поклажедателю, поэтому коды разных владельцев не смешиваются и не гасятся ошибочно. Границы ответственности прописываются в договоре, но контролировать их проще, когда есть данные: инвентаризация, история операций и акты расхождений показывают, где и когда возникла разница.

Что видит поклажедатель и как считаются тарифы

Поклажедатель видит свои остатки, историю движения товара, акты приема и возврата. Передавать данные можно отчетом, автоматической выгрузкой или обменом с учетной системой клиента, а доступ разграничивается по владельцу товара. Оплата строится на фактических операциях, данные берутся прямо из учета.

Таблица 3. Что оплачивает поклажедатель

Обмен с 1С поклажедателя настраивается по заявкам, остаткам и статусам, поэтому клиенту не нужно звонить, чтобы узнать, принят ли товар и сколько мест занято. Для склада это еще и способ удержать поклажедателя: прозрачность остатков снимает половину поводов для претензий.

Как внедряют автоматизацию на действующем складе

Внедрение начинается с аудита склада и стартовой инвентаризации по каждому поклажедателю: инвентаризация задает точку отсчета для дальнейшего учета. Порядок:

1. Заведение поклажедателей и договоров в 1С, перенос остатков

2. Настройка зон и ячеек, подключение ТСД

3. Пилот на одном поклажедателе, затем остальные

4. Обучение смен без остановки приемки и отгрузки

Ошибки на этапе внедрения и настройки обходятся дорого, поэтому их легче не допустить. Типичные просчеты:

• чужой товар учитывается на балансе склада, и отчетность приходится переделывать

• общий склад ведется без привязки к поклажедателю и договору, поэтому остатки невозможно разнести по владельцам

• перенос остатков делается без стартовой инвентаризации, и первая же недостача превращается в длительный спор

• правила приемки и фиксации расхождений не согласованы с поклажедателями заранее

Процесс замедляет попытка начать с оборудования: сканеры заказывают туда, где нет зон, адресов и регламентов.

Итог грамотного внедрения автоматизации: остатки по каждому поклажедателю подтверждены документами, прием и возврат оформляются актами из системы, расхождения фиксируются в момент обнаружения, инвентаризация не останавливает отгрузки, расчет за услуги опирается на факт операций. Ответственность становится измеримой.

Аллегро Софт проводит аудит складов и производств на базе 1С, поставляет и разрабатывает ПО для терминалов сбора данных, автоматизирует работу с маркировкой. Компания сама работает на оптовом рынке и развивает собственные склады, поэтому решения проходят проверку на своих операциях, а приложение AllegroCount для ТСД построено на открытом коде. Оставьте заявку на звонок или позвоните по телефону +7 (499) 213-02-73: покажем учет по поклажедателям на демонстрационных данных и предложим план пилота. Дистрибутивы AllegroCount доступны для скачивания на сайте.