Автоматизация 3PL-операторов

Что такое автоматизация 3PL-оператора и где он теряет деньги без нее

Это система, где услуга выполняется на ТСД, тарифицируется автоматически и превращается в акт для клиента. Задания появляются из заявок клиентов, факт выполнения фиксируется сканированием, расчеты и отчетность собираются из этих же данных. Автоматизация 3PL-операторов нужна операторам контрактной логистики: тем, у кого несколько клиентов на одной площадке, разные системы учета у заказчиков и договоры с тарифами на каждую услугу.

Когда отсутствие автоматизации приводят к финансовым потерям:

• акты и счета готовятся в Excel вручную, поэтому часть выполненных услуг не выставляется к оплате

• споры идут по единицам измерения — паллетоместо, ячейка, короб, штука, — а доказательств выполнения нет

• SLA не измеряется: о нарушении сроков узнают из письма клиента

• просрочка и брак не отделяются от качественного товара, и клиент предъявляет претензии на всю партию

Чем 3PL-оператор отличается от склада собственного товара

Отличие в экономике. Оператор продает услуги и отвечает за чужой товар. Склад собственника продает товар и отвечает за свой запас. Из этого различия вырастают требования к учету и отчетности.

Таблица 1. Склад собственника товара и 3PL-оператор

Обычный складской учет не закрывает потребности оператора: в типовых конфигурациях 1С нет расчетного блока за услуги и разграничения доступа для десятков владельцев товара, а таблицы на каждого клиента становятся источником ошибок. Корректнее собрать расчет услуг там же, где выполняются операции, и держать тарифы на стороне учетной системы.

Как быстро подключить нового клиента и обмениваться данными с его системами

Новый клиент подключается как рядовая операция склада. На клиента настраиваются договор, тарифы, номенклатура, правила приемки и отгрузки, формат обмена — и склад начинает принимать заявки, не переписывая программу под каждого заказчика. 

Обмен строится на типовых сценариях: заявки на отгрузку приходят из учетной системы заказчика, обратно уходят факт, остатки и статусы. Поддерживаются конфигурации 1С (УТ 11, УНФ, ERP, КА), а также маркетплейсы и системы перевозчиков: заказы FBS и FBO, статусы сборочных заданий, данные о вывозе. Отдельно настраиваются ЭДО и транспортные сервисы. Еще одно преимущество — коммерческий отдел считает тариф для нового клиента по данным склада.

Какие процессы идут по контракту клиента и как учитываются дополнительные услуги

По договору выполняется стандартный набор операций: приемка по заявке, размещение, комплектация, упаковка и отгрузка по правилам клиента. К этому добавляются возвраты, передача запаса от одного клиента другому и инвентаризация по клиенту без остановки остальных. Дополнительные услуги удобнее вести списком:

·        переупаковка в транспортную тару и пересборка наборов;

·        нанесение этикеток, штрихкодов и кодов маркировки;

·        проверка комплектности и вложения;

·        фотофиксация состояния товара при приемке;

·        ответственное хранение брака и просрочки в отдельной зоне.

Каждая допуслуга фиксируется заданием на ТСД или сканированием, попадает в реестр операций и участвует в расчете. Клиент видит расшифровку: какая операция, по какому заданию, кем и когда выполнена.

Тарифы и биллинг клиентов

Тарифы у оператора разные: по паллето-месту, ячейке, коробу, штуке, заказу, машине. Различий становится больше, когда добавляются ступенчатые ставки, минимальный месячный платеж и сезонные наценки. Автоматизация сводит это разнообразие к нескольким типовым схемам.

Таблица 2. Тарификация услуг 3PL-оператора

Биллинг работает на данных складского учета: реестр собирается из выполненных заданий, к нему применяются тарифы клиента, на выходе выходят акт, счет и сверка. Итоги передаются в бухгалтерию без повторного ввода, поэтому месяц закрывается в начале следующего. Прозрачность расчета решает и переговорные задачи: когда оператор показывает расшифровку по паллето-местам и операциям, повышение тарифа перестает выглядеть произволом, и становится видно, окупается ли клиент по трудозатратам.

Как контролировать SLA и кому какие отчеты нужны

SLA складывается из измеримых показателей, которые считают по данным операций: время от приемки до размещения, своевременность отгрузки, точность комплектации, доля расхождений при приемке, загрузка мест и прибыльность клиента.

Клиенты видят свои остатки, движение товара, статусы заявок и акты: данные передаются отчетами, выгрузками или обменом с учетной системой заказчика, а доступ разграничивается. Общая картина склада собирается в отчетах для руководителя: оборачиваемость по клиентам, ошибки сборки, время приемки и отгрузки, загрузка смен. На этих данных строятся KPI сотрудников и решения о сменах, оборудовании и расширении площадей.

Как выбрать решение для 3PL-оператора

Выбор делается по критериям: многоклиентность, биллинг и тарифы, скорость онбординга, интеграции, работа с ТСД, время до пилота и стоимость владения.

Таблица 3. Классы решений для многоклиентского склада

Когда достаточно 1С с ТСД: учет уже ведется в 1С, услуги однотипны, клиенты подключаются по шаблону, площадь позволяет обойтись зональным или адресным хранением.

Когда нужна отдельная WMS: несколько площадок, десятки тысяч операций в сутки, автоматизированные линии и собственные алгоритмы размещения.

Как внедряют автоматизацию на действующем складе и каких ошибок избежать

Работа начинается с аудита процессов и выбора приоритетных клиентов: он показывает, где теряется время, какие операции не тарифицируются и что мешает считать SLA. Порядок действий:

• склада с расчетом потерь по операциям

• настройка клиентов, договоров, ячеек и услуг в 1С, подключение ТСД

• пилот на одном клиенте, затем остальные по очереди

• обучение смен без остановки приемки и отгрузки

Типичные ошибки:

• автоматизация запускается без пересмотра регламентов, и старая путаница переезжает в новую систему

• владельцы товара и договоры не заведены до старта

• формат отчетов и обмена не согласован с клиентами, поэтому после запуска появляются десятки доработок

• тарифы остаются в таблицах менеджеров, и расчет услуг снова сводят вручную

Замедляет работу и попытка заменить аудит покупкой оборудования: сканеры приходят туда, где нет правил учета и зон хранения.

Итог внедрения: расчет услуг прозрачен, SLA измерим, клиенты подключаются по шаблону, а руководитель видит прибыльность каждого договора. Трудозатраты на рутинные операции снижаются, освобождая людей для работы с товаром.

Аллегро Софт проводит аудит складов и производств на базе 1С, разрабатывает и поставляет ПО для терминалов сбора данных, автоматизирует работу с маркировкой. Компания сама работает на оптовом рынке и развивает собственные склады, поэтому решения проверяются на своих операциях, а приложение AllegroCount для ТСД имеет открытый код. Оставьте заявку на звонок или позвоните по телефону +7 (499) 213-02-73: посчитаем тарифы и покажем расчет услуг на демонстрационных данных. Дистрибутивы AllegroCount доступны для скачивания на сайте.