Инвентаризация склада в 1С: варианты и способы

Пересчет и инвентаризация товаров в 1С на складе — обязательная и неотъемлемая часть рабочего процесса.

В ходе инвентаризации решается сразу несколько важных задач.

1. Уточнение сведений 

Ревизия запасов позволяет проверить фактическое количество продукции на складе и сравнить его с данными в учетной системе.

Это помогает оперативно обнаружить и исправить расхождения и ошибки. А значит вы можете более эффективно управлять процессом снабжения и предоставлять достоверную информацию потребителям и поставщикам.

2. Предотвращение мошенничества и краж 

В ходе регулярных проверок легко выявить несоответствие данных с реальным наличием товаров. Это помогает предотвратить потери и обеспечить необходимый контроль на складе.

3. Оптимизация пространства 

Одновременно с проверкой и пересчетом происходит группировка товаров. Благодаря этому удается более плотно разместить товары, а иногда сократить расходы на аренду за счет экономии места.

4. Повышение эффективности склада 

Инвентаризация склада в 1С позволяет оценить процессы работы, выявить узкие места и проблемы в системе управления запасами. 

Как следствие, оптимизируются складские процессы. Возможно внедрение новых технологий или обучение персонала, что повышает эффективность работы.

Процедура инвентаризации не так проста, как кажется. При автоматизации склада с использованием ТСД нередко возникают нюансы бизнес-процессов.

Смотрите также:

ТСД для инвентаризации - программа AllegroCount Инвентаризация с помощью ТСД Инвентаризация в 1С на телефоне

Создание инвентаризации в 1С

Инвентаризация в 1С возможна несколькими способами. Типовая учетная система предлагает на выбор следующие варианты:

• Пересчет по всему складу.

• Точечный аудит с отбором по номенклатуре, группе, местам хранения.

В процессе работы проверяется фактическое наличие товаров, и данные вносятся в соответствующую колонку. Система автоматически показывает расхождения, на основании чего можно оприходовать излишки или списать недостачи.

Функционал программы AllegroCount позволяет отработать задание на терминале сбора данных. Преимущества:

• Не нужно использовать бумагу и ручку.

• Сканируется товар, ячейка (при их использовании), вводится фактическое количество. 

• Все данные проверки записываются в документ в режиме онлайн.

Наши программы для ТСД

Программа для ТСД

AllegroCount

21 000 ₽

Одна лицензия

Модуль коллективной работы

AllegroCount

42 000 ₽

AllegroClient-Web

 

21 000 ₽

Одна лицензия

Использование ТСД при инвентаризации склада

Задача автоматизации — исключение человеческого фактора на каждом этапе работы с товаром. Для этого каждый работник должен быть снабжен терминалом с установленной программой для инвентаризации. Это обеспечит полный контроль над складскими процессами.

Общая пошаговая инструкция по инвентаризации в 1С:

• Подготовка (создание документа "Инвентаризация" и распечатка ведомостей).

• Проведение (фактический пересчет и заполнение инвентаризационных описей).

• Оформление результатов (сопоставление данных, выявление излишков и недостач, отражение их в учете).

   

Для инвентаризации в программе 1С удобно использовать программу Аллегро Каунт. При этом существуют разные варианты работы с ТСД.

1. Типовой вариант

На устройстве сотрудника отображается созданный в 1С документ. 

Он содержит следующий набор данных:

• наименование товара;

• плановые и фактические количества (заполняются при сканировании);

• место хранения (при его наличии).

При завершении статус документа меняется на «Завершен», заполнены необходимые поля.

2. Без отображения плановых количеств

На ТСД сотрудника не отображается план. Он видит лишь справочную информацию (например, наименование). Этот вариант исключает вероятность того, что кладовщик сможет «подогнать» количество товара под нужные ему параметры.

3. Слепая инвентаризация

В данном варианте на старте работы у сотрудника пустой экран. Его задача — сканировать товар с указанием количества. В этом случае работник не видит никакой информации и собирает фактические данные, которые отображаются в документе учетной системы.

4. Проведение ревизии по факту

Доработка в открытом коде программы AllegroCount позволяет выстроить бизнес-процесс по следующей схеме:

• Указывается склад, подлежащий инвентаризации.

• Кладовщик создает документ на устройстве.

• При сканировании штрихкода отображается наименование и учетное количество по остаткам в системе.

Задача сотрудника — сканировать товар. По окончании работы в 1С создается и проводится документ со всеми заполненными данными.

Практические советы по инвентаризации

Системный подход к инвентаризации позволяет выявить проблемы на складе, повысить дисциплину и в конечном счете — значительно сэкономить деньги компании. Для этого важно грамотно организовать инвентаризационные процессы:

Подготовка склада

«Замораживаем» операции и наводим порядок. Главная цель — минимизировать движение товаров и обеспечить удобный доступ для пересчета. Задачи: 

• за день до инвентаризации запретить приходные и расходные операции на складе, все документы провести в 1С;

• сгруппировать и разложить товары по местам;

• обеспечить читаемость маркировки; 

• запланировать проверку на часы наименьшей нагрузки.

Для избежания простоя можно осуществлять ревизию по отдельным товарным группам.

При работе с адресным (ячеистым) складом товар на местах хранения автоматически блокируется до завершения пересчета.

Назначение ответственных сотрудников

Создаем эффективную команду, которая должна включать:

• представителя бухгалтерии/финансовой службы;

• независимых сотрудников из других отделов (логистики, продаж, админов);

• материально ответственное лицо.

Задача — четко распределить роли, обязанности и зоны ответственности.  

Периодичность проверок

Выбираем разумный график. Регулярность зависит от ценности и оборачиваемости товара. 

Полная инвентаризация проводится ежегодно перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственного лица или реорганизации компании.

Выборочная (частичная) инвентаризация — главный инструмент оперативного контроля. Рекомендуется проводить ежемесячно или ежеквартально:

• по группам товаров;

• по ABC-анализу;

• «горячие» позиции;

• по группе ячеек (линия, ряд, стеллаж).

  
  

Обучение персонала и контроль качества

Стандартизируем процесс. Перед каждой плановой инвентаризацией следует проводить брифинг для участников. Задача — напомнить цель, задачи и правила работы. Желательно разработать регламент с пошаговым описанием действий.

Пересорты при пересчете

При инвентаризации товара в 1С может быть отсканирована позиция, отсутствующая в задании. Возможно несколько вариантов действий:

1. В коробочном решении AllegroCount на ТСД появляется ошибка «Данной номенклатуры нет в документе». Возможные действия: сотрудник откладывает товар или относит его руководителю.

2. Уведомление сотрудника о том, что данной позиции нет в документе, с предложением добавить ее. При завершении произойдет запись в документ с указанным фактическим количеством.

3. Добавление лишнего товар в документ инвентаризации без уведомления кладовщика.

Грамотно организованная инвентаризация позволяет навести порядок на складе, предотвратить убытки от недостач и повысить доверие клиентов за счет безошибочных отгрузок. Для этого необходима эффективная автоматизация бизнес-процесса каждой складской операции. 

Использование программы AllegroCount ускоряет работу с ТСД, сводит к нулю человеческие ошибки, минимизирует время простоя склада при инвентаризации. 

Если вам необходима помощь, мы готовы провести аудит вашего склада и предложить оптимальные решения автоматизации. Это исключит вероятные ошибки и повысит эффективность работы сотрудников.